Accueil / Vie pratique / Location de la salle des fêtes / Conditions d'utilisation de la Salle des Fêtes

Conditions d'utilisation de la Salle des Fêtes

La Salle des Fêtes peut être mise à la disposition d’associations communales, d’autres organismes ou de particuliers (personnes majeures uniquement ou sous leur responsabilité) aux conditions précisées dans les articles suivants pour l’organisation de toute manifestation ou activité susceptible de s’y dérouler, entrant dans le cadre de l’exploitation normale de la salle (bals, repas, lotos, belotes, réunions, fêtes, manifestations culturelles, théâtre, concert, fêtes familiales, etc ...).

Toute demande d’utilisation de la salle doit être adressée par écrit à Monsieur le Maire au moins 6 mois à l’avance pour les personnes extérieures à la Commune (sont prioritaires les associations locales et les habitants de la Commune si une date n’a pas été arrêtée définitivement auparavant).

La demande sera effectuée au moyen d’un formulaire à retirer à la Mairie ou d’un courrier à adresser à la mairie, lesquels devront préciser le nom et l’adresse du demandeur, l’objet exact, la date et les horaires de la rencontre ou de la manifestation envisagée, ainsi que, le cas échéant, les aménagements demandés à la mairie.

Elle devra également indiquer le nombre estimé de personnes qui seront accueillies simultanément.

Le Maire est seul juge de l’opportunité de l’attribution de la salle ainsi que du choix du bénéficiaire au cas où il serait saisi de plusieurs demandes pour une même date, sans qu’un demandeur puisse se prévaloir d’un ordre de priorité de la demande.

Pour les personnes extérieures à la Commune, il pourra être demandé un versement d’arrhes d’un montant forfaitaire de 100 €.

 

Si la demande est acceptée, le Maire délivre une confirmation de réservation, et une convention de location avec autorisation d’utilisation sera signée par les 2 parties. Le bénéficiaire s’engage en échange à respecter strictement les clauses du présent règlement, et à acquitter les droits d’utilisation définis à l’article 5.

Toute sous location est interdite.

La convention de location et l’autorisation d’utilisation de la salle entraînent de plein droit l’autorisation d’utiliser l’installation de la buvette (si c’est demandé par le bénéficiaire), sous réserve de l’obtention des autorisations administratives éventuellement requises.

De façon générale, il appartient au bénéficiaire de s’occuper de l’ensemble des autorisations administratives nécessaires pour l’organisation de la manifestation.

 

L’utilisateur, par le fait même de la demande, s’engage à souscrire un contrat d’assurances garantissant sa responsabilité civile pour :

les accidents pouvant survenir aux tiers du fait des installations, objets et matériel de décoration, etc ... lui appartenant,

les détériorations susceptibles d’être causées, de son fait ou par les personnes participant à la manifestation, au bâtiment, aux diverses installations, matériel, etc... , propriétés de la Commune.

 

Tarif de location (droits d’utilisation) fixé par délibération du Conseil Municipal :300,00 € par location sans chauffage pour les personnes extérieures à la Commune ou les habitants de Saint-Gor désirant organiser une manifestation autre qu’une fête familiale (frais de chauffage en supplément en période hivernale : 100,00 € à voir l’article 6).

La gratuité est accordée pour les associations locales, et également pour les particuliers résidant à Saint-Gor utilisant la salle uniquement pour une fête familiale (mariage, baptême, communion, anniversaire, réunion de famille, etc…).

 
 

Le tarif ci-dessus concerne la mise à disposition de la salle sans aménagement complémentaire.

La Commune peut prêter de la vaisselle dans le cadre de la location de la salle. Dans le cas où un traiteur intervient sur place, la vaisselle ne sera pas prêtée.

Concernant le prêt de la vaisselle, un tableau (fiche d’inventaire) sera complété avec le détail de la vaisselle prêtée, lequel mentionnera également le tarif à payer en cas de perte ou de casse.

Les prestations supplémentaires feront l’objet d’une facturation en sus, soit les frais de chauffage sur la base d’un forfait fixé par délibération du Conseil Municipal à la somme de100,00 € par location pour les personnes extérieures à la Commune ou les habitants de Saint-Gor désirant organiser une manifestation autre qu’une fête familiale.

Les droits d’utilisation (frais de location) et suppléments de chauffage si nécessaire sont à acquitter à la remise des clés avant la manifestation (les chèques seront à établir à l’ordre du Trésor Public).

 

Un dépôt de garantie d’un montant de 500,00 € sera exigé pour tous les demandeurs (y compris les habitants de la commune) au moment de la confirmation de la réservation de la salle (à la signature de la convention de location), ou au plus tard à la remise des clés.

La Commune se réserve le droit de retenir ce dépôt de garantie s’il y avait constatation de dégradations lors de l’état des lieux.

 

La responsabilité du titulaire de la location de la salle des fêtes pourra être recherchée en cas de préjudice causé aux mobiliers et immeubles du fait de la location. Dans ce cas, le mobilier répertorié sur la fiche d’inventaire ne devra en aucun cas sortir de la salle.

 
  

Un premier état des lieux sera établi par la Commune avant l’utilisation, et un second état des lieux sera également effectué à la restitution des clés (y compris inventaire de la vaisselle dans le cas de prêt).

Le locataire prend en charge le mobilier et la vaisselle contenus dans la salle et en est pécuniairement responsable en cas de dégradation, perte ou vol. En cas de prêt, la vaisselle sera obligatoirement rendue propre.

Toutes les parties utilisées (sols et mobiliers) de la salle des fêtes devront être nettoyées : bar (y compris frigos du bar), cuisine (y compris éléments de cuisson et hotte), toilettes (y compris éléments sanitaires), chambre froide, etc…

Les sols devront être balayés et récurés correctement ; les tables et les chaises nettoyées et rangées.

Tous les déchets (y compris alimentaires) seront mis dans des sacs poubelles (fournis par le locataire), fermés et déposés dans le container à ordures ménagères situé derrière la salle des fêtes (côté cuisine). Idem pour les cartons propres.

Les bouteilles vides seront déposées dans le container à bouteilles situé également derrière la salle des fêtes (côté cuisine).

Les abords extérieurs de la salle des fêtes devront également être nettoyés si nécessaire.

La Commune se réserve le droit de retenir un forfait horaire de 50 € pour le nettoyage si celui-ci se révèle insuffisant.

Il est demandé au locataire de ne rien fixer aux murs avec du scotch, clous, agrafes ou punaises : pour ne pas détériorer la peinture et les plaques du plafond, des crochets ont été fixés le long des murs afin de permettre la décoration, lesquels devront être utilisés exclusivement.

Après utilisation, il est demandé de bien veiller à éteindre les lumières et le chauffage du bar et de la grande salle (si celui-ci est utilisé).

Il est strictement interdit de fumer à l’intérieur de toute la salle des fêtes.

 

L’utilisateur devra prendre connaissance des consignes de sécurité et de secours, de l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction, de désenfumage et de secours (défibrillateur), des dispositifs de coupures d’urgence d’électricité, de gaz et de fioul (pour la chaufferie), ainsi que des issues de secours et itinéraires d’évacuation, et emplacement du défibrillateur.

Les issues de secours devront être maintenues libres de tout obstacle.

L’utilisateur est tenu de faire respecter le bon ordre ainsi que les règles de sécurité par les participants.

Plan du site

Notre village

Agenda et actualités

Vie municipale

Vie pratique

Vie associative